Comparatif
Revendic ou le tableur de contrôle interne, que choisir pour votre ODG
La quasi totalité des ODG viticoles tiennent leur contrôle interne sur tableur, et beaucoup le tiennent bien. Le classeur de calcul n’est pas un mauvais outil: il est gratuit, il est souple, et le technicien le connaît par cœur. Le vrai sujet arrive plus tard, en séance d’audit, quand il faut montrer comment l’échantillon a été tiré, retrouver un constat de la campagne précédente et prouver que la règle appliquée était celle du millésime concerné.
Le comparatif poste par poste
| Critère | Revendic | le tableur de contrôle interne monté par l’ODG |
|---|---|---|
| Paramétrage du cahier des charges | Chaque article homologué saisi une fois, avec la date de son arrêté et son point de contrôle | Des valeurs recopiées en tête de colonne, sans lien avec l’article qui les fonde |
| Arrêté modificatif en cours de vie | Nouvelle valeur versée avec sa date d’effet, millésimes antérieurs calculés à l’ancienne règle | Formules réécrites à la main, onglet dupliqué, doute sur la référence appliquée |
| Import des fiches CVI et des déclarations de récolte | Dépôt de fichier, rattachement de chaque parcelle à son opérateur et à l’aire délimitée | Exports douaniers retapés colonne par colonne, une ligne décalée sur une fusion de parcelles |
| Rendement, VSI et volume à déclasser | Calculés par adhérent et par millésime, chaque valeur renvoyant à son article source | Formules recopiées de campagne en campagne, souvent par un salarié qui n’est plus là |
| Motif du tirage de l’échantillon | Motif conservé par opérateur retenu, avec la date d’arrêt du tirage | Un tri manuel, un souvenir, et un tableau que personne ne sait reconstituer |
| Constat de terrain | Fiche mobile qui fonctionne sans réseau, photos datées, signature de l’adhérent dans le chai | Carnet papier recopié le soir, photographies restées dans le téléphone du technicien |
| Historique et récidive | Constats antérieurs remontés au dessus de la fiche de visite, escalade des suites appliquée | Un onglet par campagne, la récidive dépend de la mémoire du technicien |
| Bilan annuel de contrôle interne | Une extraction unique, dans l’ordre attendu par l’organisme d’inspection | Plusieurs semaines de remise au propre au printemps, recopiées dans un traitement de texte |
| Passation entre techniciens | Paramétrage, motifs de tirage et historiques restent dans l’outil | Le classeur part avec celui qui l’a construit, ses conventions comprises |
| Coût affiché | 79 euros HT par mois jusqu’à 200 adhérents, paramétrage et reprise compris | Zéro en licence, payé en heures de ressaisie et en remarques d’audit |
Le tableur n’est pas le problème, la preuve l’est
Un classeur de calcul sait très bien diviser un volume par une surface. Ce qu’il ne sait pas faire, c’est se souvenir. Il ne garde pas la raison pour laquelle une cellule contient 62 plutôt que 60, il ne garde pas la date à laquelle un opérateur a été retenu dans l’échantillon, et il ne relie pas un constat à sa photographie et à sa signature. Or l’audit ne porte pas sur votre capacité à calculer, il porte sur votre capacité à montrer la chaîne.
C’est pour cela que les remarques d’audit tombent rarement sur un calcul faux. Elles tombent sur un échantillon non justifié, un constat sans date, un manquement ouvert et jamais refermé, une grille de contrôle qui n’était plus à jour. Aucun de ces quatre points ne se règle en ajoutant une colonne au classeur. Ils se règlent en changeant l’endroit où l’information est écrite, au moment où elle est produite.
Une erreur de ligne coûte une campagne entière
Le risque le plus concret du tableur est la ressaisie. Le fichier des surfaces sort du casier viticole informatisé dans un format, les déclarations de récolte dans un autre, les déclarations récapitulatives mensuelles dans un troisième. Entre les trois, quelqu’un aligne des colonnes à la main. Une fusion de parcelles mal reportée et le rendement à l’hectare d’un adhérent est faux pour toute la campagne, avec un statut conforme affiché sur une ligne qui aurait dû partir en manquement.
Personne ne le voit avant l’audit, parce qu’il n’y a aucun contrôle croisé. Un rapprochement automatique change la nature de l’erreur: elle sort dans une liste d’écarts, avec son motif probable, au moment où elle est encore corrigeable. C’est aussi ce qui permet de traiter en une matinée un travail de rapprochement qui occupait un technicien plusieurs semaines, période pendant laquelle il ne faisait pas de visites.
Ce que coûte vraiment un contrôle interne tenu sur tableur
La licence est gratuite, le reste ne l’est pas. Comptez les heures de ressaisie des exports, les tournées mal ordonnées faute de calendrier par secteur, la mise au propre des constats le week end, les semaines de préparation du bilan annuel au printemps, et le temps passé à répondre au téléphone aux adhérents qui demandent leur rendement. Ces heures sont celles d’un salarié technique, et elles se prennent sur le temps de terrain, c’est à dire sur la qualité du contrôle.
À cela s’ajoute un coût qui ne se chiffre pas en heures: la remarque d’audit. Une observation sur la traçabilité du contrôle interne se traite, se documente et se represente à l’audit suivant. Deux observations qui se cumulent ouvrent une discussion sur l’habilitation collective de l’appellation, avec un bureau et des présidents à informer. C’est le scénario que la plupart des directeurs d’ODG cherchent à éloigner définitivement.
Quand l’alternative reste le bon choix
Le tableur reste le bon choix dans un cas précis: un petit ODG dont le cahier des charges n’a pas bougé depuis des années, avec un effectif d’adhérents stable, un plan de contrôle à peu de points de maîtrise, et un technicien expérimenté qui restera en poste. Si votre campagne tient sur deux onglets, si vous n’avez jamais eu de remarque sur votre contrôle interne et si personne ne part à la retraite dans les trois ans, changer d’outil ne réglera pas un problème que vous n’avez pas.
Le verdict
Le tableur gagne sur la souplesse et sur le prix affiché. Il perd sur la seule chose que l’audit regarde: la trace. Si votre dernier audit a produit une remarque sur la justification de l’échantillon ou sur la traçabilité des constats, le classeur ne vous sortira pas de là, même retravaillé. Si vous partez d’une feuille blanche parce qu’un technicien s’en va, la question est déjà tranchée: son classeur part avec lui.
Questions frequentes
- Peut on reprendre nos anciens classeurs de campagne?
- Oui. La reprise des trois derniers millésimes est comprise dans l’abonnement, et cinq campagnes sont reprises dans la formule Union d’appellations. Le travail consiste à recaler vos colonnes sur le modèle de données, puis à vérifier avec votre technicien que les rendements recalculés correspondent à ce que vous aviez retenu à l’époque. Les écarts trouvés à cette occasion sont souvent instructifs.
- Notre technicien va t il perdre la souplesse du tableur?
- Il perd la liberté d’écrire n’importe quelle formule dans n’importe quelle cellule, ce qui est précisément l’objectif. Il gagne un tableau de revendication qu’il peut projeter en commission sans le remettre en forme, des motifs de tirage déjà écrits et un bilan annuel qui sort tel quel. Les exports restent disponibles si un calcul particulier doit se faire à côté.
- Combien de temps pour basculer en cours de campagne?
- Le paramétrage du cahier des charges se fait avec vous et votre technicien, article par article, et c’est l’étape qui demande le plus d’attention. Une bascule en cours de campagne est possible, mais la période la plus confortable reste l’intercampagne, entre le bilan annuel et les déclarations de récolte suivantes, quand le technicien n’est ni en tournée ni en commission.
Revendic ou le tableur de contrôle interne, que choisir pour votre ODG
Le tableur gagne sur la souplesse et sur le prix affiché. Il perd sur la seule chose que l’audit regarde: la trace. Si votre dernier audit a produit une remarque sur la justification de l’échantillon ou sur la traçabilité des constats, le classeur ne vous sortira pas de là, même retravaillé. Si vous partez d’une feuille blanche parce qu’un technicien s’en va, la question est déjà tranchée: son classeur part avec lui.