Le calendrier d’une campagne d’appellation, du 1er août au 31 juillet

Pour un ODG viticole, une campagne d’appellation court du 1er août au 31 juillet. Le contrôle interne suit ce tempo: rapprochement récolte/revendication, visites, examens du plan de contrôle validé par l’INAO, puis suites.

Le calendrier articule casier viticole informatisé, déclaration de récolte, déclaration de revendication et déclaration récapitulative mensuelle déposée auprès du service des douanes. En fixant vos échéances dès l’été, vous évitez les relances hivernales et conservez, pour l’audit de l’organisme d’inspection agréé, une chaîne de contrôle interne lisible et opposable.

Août: la campagne s’ouvre pendant que la précédente se referme

Clôture des dossiers de la campagne écoulée

Il faut refermer l’exercice écoulé avant le nouveau millésime. Verrouillez les données sources: fiches parcellaires issues du casier viticole informatisé, déclarations de récolte, revendications par opérateur, mouvements consignés dans les déclarations récapitulatives mensuelles des douanes. Assurez-vous que chaque manquement a reçu une suite formalisée, que les délais de réponse ont été respectés et que l’habilitation des opérateurs a été mise à jour si nécessaire.

Compilez le bilan annuel de contrôle interne pour l’organisme d’inspection agréé et l’INAO: échantillon contrôlé, constats, suites, déclassements. Ces pièces fondent la traçabilité du contrôle interne. Préparez en parallèle le dossier de transition: points à améliorer, anomalies récurrentes, rappels à adresser aux adhérents avant vendanges.

Mise à jour du paramétrage avant les vendanges

Intégrez les évolutions du cahier des charges homologué par arrêté à vos grilles: définitions de l’aire, encépagement, densité, modes de conduite, pratiques œnologiques autorisées, règles d’élevage et d’étiquetage, rendement autorisé, rendement butoir et modalités du volume substituable individuel. Croisez avec le plan de contrôle validé par l’INAO: fréquences et critères de tirage.

Révisez vos modèles de documents: fiche de visite, notification de manquement, procès-verbal de commission. Calibrez les messages de pré-rentrée aux adhérents: échéances de revendication, points de vigilance, documents attendus à la réception des vendanges.

Septembre et octobre: vendanges et contrôles sur le vif

Les contrôles qui ne peuvent se faire qu’à la récolte

Certains points du cahier des charges ne s’objectivent qu’à la récolte. Sans visite, pas de preuve sur: modalités de vendange si elles sont encadrées, origine des raisins, tri à la vigne, densité et état sanitaire observables, respect de pratiques spécifiques prescrites par l’appellation. Programmez ces vérifications avant la première grappe, en garantissant la disponibilité du technicien ODG et l’accès aux parcelles.

Préparez un dossier par exploitation centralisant: parcelles effectivement revendicables, points de contrôle ciblés, fiche de prélèvement analytique si le plan le prévoit, consignes de prise de vue datée, feuille de signature de l’adhérent. À la vendange, un constat daté, géolocalisable et complet vaut mieux qu’une reconstitution.

Le suivi des surfaces réellement récoltées

Le contrôle interne repose sur l’alignement surfaces, volumes, règles d’appellation. Avant vendanges, listez par adhérent, depuis les fiches CVI, les parcelles avec aire et statut à jour. En cours de récolte, relevez les parcelles hors appellation, complants, manquants significatifs, et tout élément affectant le rendement à l’hectare.

Collectez ou vérifiez les documents d’exploitation: carnet de vendange, bons de pesée, bordereaux de livraison à la cave coopérative, saisies de cuve en chai particulier. Ils objectivent la part effectivement récoltée et la cohérence future entre déclaration de récolte, déclaration de revendication et volumes revendiqués par cépage et produit. Ils conditionnent le calcul du rendement, du volume revendicable et du VSI.

Novembre et décembre: récolte déclarée, revendication déposée

La déclaration de récolte auprès du service des douanes

Une fois la vendange rentrée, l’opérateur dépose sa déclaration de récolte, dans les délais réglementaires, auprès de la direction générale des douanes et droits indirects. Elle s’articule avec la déclaration récapitulative mensuelle déposée auprès du service des douanes, qui retrace mouvements et stocks au fil de la campagne. Informations et services en ligne sur douane.gouv.fr. L’ODG n’instruit pas ces documents, mais en contrôle la cohérence avec la revendication.

La déclaration de revendication à l’ODG

La revendication se dépose auprès de l’ODG, dans les délais fixés par le cahier des charges de chaque appellation. Notifiez la date limite plusieurs semaines à l’avance, avec consignes: produits concernés, volumes revendiqués, identification des cuves. L’ODG enregistre les déclarations et prépare leur confrontation avec les surfaces CVI et la déclaration de récolte.

Le premier rapprochement

Étape déterminante: pour chaque adhérent, rapprochez surfaces revendicables issues du CVI, volumes issus de la récolte et lots revendiqués. Calculez rendement à l’hectare, volume revendicable au regard du rendement autorisé, VSI, part au-dessus du rendement butoir et déclassement nécessaire. Documentez méthode et hypothèses. Pour la marche à suivre détaillée, voir Rapprocher fiches CVI, déclarations de récolte et revendications.

Janvier à mars: tirage, visites et examens

La constitution de l’échantillon

Tirez les opérateurs à contrôler juste après le premier rapprochement, en intégrant les signaux de risque: antécédents de manquement, volumes proches du rendement butoir, incohérences, nouveaux opérateurs récemment habilités. Conformez-vous au plan de contrôle validé par l’INAO: fraction minimale à contrôler, critères d’orientation, justifications à consigner. Conservez la trace du tirage, de ses motifs et de la répartition par secteur pour l’audit.

Les tournées de contrôle interne

Planifiez les visites en période creuse hivernale. Groupez par secteur pour limiter les déplacements et harmoniser les constats. Veillez à la complétude des fiches de visite: identification des lots, volumétrie observée, correspondance cuves/revendications, relevés photographiques datés, signature de l’adhérent. Suivez les engagements pris sur place, notamment lorsqu’un déclassement s’impose.

Les examens analytique et organoleptique

Coordonnez les examens prévus par le plan de contrôle: analytique selon les paramètres visés et organoleptique en commission de dégustation. Synchronisez prélèvements, convocation des lots et saisie des résultats dans le dossier d’habilitation des opérateurs. Consignez résultats exploitables, non-conformités et suites proposées. Pour le cadre de ces obligations, voir Plan de contrôle validé par l’INAO: ce qu’il impose à l’ODG.

Avril à juin: manquements, commission et assemblée générale

Notifications et délais de réponse

Les constats consolidés conduisent, le cas échéant, à des notifications de manquement. Utilisez un modèle clair rappelant faits, références du cahier des charges ou du plan de contrôle, et délai de réponse. Tenez une main courante: accusés de réception, réponses des adhérents, pièces justificatives, engagements de mise en conformité. Ce suivi chronologique, simple et complet, fera foi lors de l’audit de l’organisme d’inspection agréé.

La commission qui arrête les suites

La commission examine les dossiers et arrête les suites dans le respect du contradictoire. Les décisions usuelles: avertissement, contrôle supplémentaire ciblé, suspension d’habilitation des opérateurs, déclassement des volumes au-delà du rendement butoir ou hors cahier des charges. Le procès-verbal explicite les motifs, les textes de référence et les échéances. Assurez l’exécution des suites et la notification formelle à l’opérateur.

L’assemblée générale des adhérents

L’assemblée générale gagne à rendre compte du contrôle interne: nombre de visites, répartition des constats et suites, proportion d’échantillons à l’examen organoleptique, difficultés, points de cahier des charges sensibles. Présentez un plan d’amélioration continue: rappels techniques avant vendanges, calendrier des communications, clarifications à intégrer dans les documents ODG. Ce moment prépare déjà la campagne suivante.

Juillet: bilan annuel et préparation de l’audit

Un contrôle tenu au fil de l’eau aboutit naturellement au bilan annuel. Rassemblez les indicateurs clés: échantillon tiré et contrôlé, écarts relevés, déclassements prononcés, suites exécutées, incidents clôturés. Alignez ce bilan avec les attentes de l’organisme d’inspection, en veillant à la lisibilité des liens entre plan de contrôle, constats et décisions. Ouvrez en parallèle le dossier de préparation de l’audit pour l’exercice achevé.

Ajoutez les éléments de preuve utiles: traçabilité des tirages, fiches de visite signées, résultats analytiques et procès-verbaux de dégustation, notifications de manquement, démonstration des calculs de rendement et de VSI, décisions de commission et justificatifs de déclassement. Pour vous guider, voir Avant l’audit de l’organisme d’inspection: la liste à cocher.

Préparez aussi ce qui basculera sur la prochaine campagne: rappels de revendication à programmer, points de vigilance observés, ajustements méthodologiques. En juillet, l’ODG referme un dossier et en ouvre un autre, avec les mêmes exigences de traçabilité.

En synthèse: une campagne tenue au rythme de l’appellation

Du 1er août au 31 juillet, le contrôle interne se construit par étapes: paramétrer selon le cahier des charges homologué, objectiver les vendanges, rapprocher récolte et revendication, tirer et contrôler, notifier et décider, puis auditer. Ce fil directeur évite les zones d’ombre et sécurise l’habilitation des opérateurs. Si vous souhaitez centraliser ces jalons en un seul tableau qui calcule rendements, VSI et déclassements, regardez le contrôle interne d’appellation dans Revendic.

L’essentiel n’est pas d’empiler des pièces, mais de relier chaque constat à sa règle et à sa suite. Ce calendrier donne l’ossature, à adapter à votre appellation et à votre plan de contrôle, pour une campagne complète et lisible.